Mikä ihmeen rakentamisen hallintaohjelmisto?

Mitä ominaisuuksia rakentamisen hallintaohjelmisto tarjoaa? Miten se eroaa projektinhallintaohjelmistoista tai toiminnanohjausjärjestelmistä? Tässä muutama kysymys, jotka nousevat usein esille, kun keskustellaan rakennusalalle soveltuvista ohjelmistoista.

Ensin on hyvä tehdä termit tutuiksi:
Rakentamisen hallintaohjelmiston (englanniksi construction management software) tavoitteena on tehostaa rakennushankkeiden läpivientiä sekä tarjota työkaluja rakennusliiketoiminnan eri toimintoihin. Ohjelmistojen ominaisuudet vaihtelevat, mutta useimmiten rakentamisen hallintaohjelmisto tarjoaa työkalut mm. hankeportfolion- ja projektinhallintaan, viestintään, raportointiin sekä hankintaan. Muutamia esimerkkejä Builderhead, Procore, Archdesk.

Projektinhallintaohjelmisto on nimensäkin mukaisesti tarkoitettu ensisijaisesti projektien hallintaan. Niiden avulla pidät huolta tehtävistä, aikatauluista ja eri osapuolten välisestä viestinnästä. Muutamia esimerkkejä Monday.com, Asana ja Smartsheet.

Toiminnanohjausjärjestelmä tai lyhyemmin ERP on yrityksille tarkoitettu ohjelmisto, joka saattaa yhteen eri toimintoja ja prosesseja mm. projektinhallintaa, aikataulutusta ja laskutusta. Toiminnanohjausjärjestelmä on kuitenkin yleistermi, esimerkiksi rakentamisen hallintaohjelmistoa voidaan pitää eräänlaisena toiminnanohjausjärjestelmänä.

Ohjelmistot rakennusliiketoiminnan tehostamiseen

Useimmat projektinhallintaohjelmistot ovat niin sanottuja yleisohjelmistoja, joiden käyttö rakennusalalla vaatii usein räätälöintiä. Räätälöinti on kuitenkin usein hyvin rajoitettua ja se on pitkälti käyttäjän omalla vastuulla. Pahimmillaan rakennushankkeen elinkaaren aikana projektinhallintaa joudutaan jakamaan eri ohjelmistoihin.

Projektinhallintaohjelmistojen etuna on kuitenkin helppokäyttöisyys ja nopea käyttöönotto. Useimmat ohjelmistot tarjoavat myös kattavat integraatiot. Mikä parasta ne tarjoavat loistavat työkalut perinteiseen projektinhallintaan.

Mikäli etsinnässä on rakennusalalle tarkoitettu projektinhallintaohjelmisto, joka huomioi rakennushankkeen elinkaaren eri vaiheet ja alan erikoispiirteet, tällöin rakentamisen hallintaohjelmisto on oikea valinta. Sen avulla et ainoastaan hallitse yksittäisiä tehtäviä, vaan saat monipuoliset työkalut rakennusliiketoiminnan pyörittämiseen, riskien hallintaa ja raportointiin sekä pääset valikoimaan parhaita toimintamalleja.

Rakentamisen hallintaohjelmiston käyttöönotto on usein selvästi projektinhallintaohjelmistoa raskaampi etenkin, jos ohjelmisto tarjoaa laajasti työkaluja eri toimintoihin. Huomioi myös tuotteen helppokäyttöisyys, sillä hankala ohjelmisto on usein huono kumppani pitkässä juoksussa.

Mitä rakentamisen hallintaohjelmistot maksaa?

Rakentamisen hallintaohjelmisto sekä alalle suunnitellut toiminnanohjausjärjestelmät ovat usein nopeasti katsottuna projektinhallintaohjelmistoa kalliimpia.

Projektinhallintaohjelmistojen hinnat perustuvat usein käyttäjäkohtaiseen hintaan. Kuukausihinnat pyörivät muutamissa kymmenissä euroissa per käyttäjä. Mikäli tarkoituksena on mahdollistaa koko organisaation pääsy ohjelmistoon, voi hinta pompata nopeasti korkeaksi. Älä siis katso vain yksittäisen käyttäjän hintaa.

Rakentamisen hallintaohjelmistojen hinnoittelu on usein sidottu ominaisuuksiin. Tällöin organisaatio maksaa isompaa kuukausimaksua, mutta uusien käyttäjien lisääminen ei kasvata kustannuksia ja mahdollistaa yhteistyön laajemman porukan kanssa. Tällaisten ohjelmistojen kuukausimaksu on usein muutamasta sadasta eurosta ylöspäin.

Tässä nopea katsaus ohjelmistojen eroihin. Kummankin kategorian ohjelmistot palvelevat käyttäjiään omasta näkökulmasta. Tärkeintä on löytää ne työkalut, joilla tehostat sekä omaa että oman organisaatiosi toimintaa.