Rakennuttaja, vieläkö vedät hankkeitasi Excelillä ja sähköpostilla?

Rakennushankkeiden onnistunut läpivienti vaatii hyvien hermojen ja ammattitaidon lisäksi usein myös erilaisia projektinhallinnan työkaluja.

Mikäli projektinhallintaan erikseen tarkoitettuja työkaluja ei vielä ole käytössä, niin projekteja johdetaan usein Excelillä, sähköpostilla ja puhelimella. Vaikka kaikki näistä työkaluista ovat erinomaisia oikein käytettynä, piilee niissä myös isoja riskejä rakennushankkeiden onnistumisen kannalta.

Tässä viisi syytä siihen, miksi Excelin, sähköpostin ja puhelimen rinnalle kannattaa kuitenkin ottaa kiinteistö- ja rakennusalalle suunniteltu projektinhallintaohjelmisto.

Rakennusalan projektinhallintaohjelmiston hyödyt

1. Vie kaikki tieto yhteen paikkaan

Yksi rakennusalan yleisimpiä ongelmia on tiedon pirstaloituminen. Tärkeää tietoa löytyy niin sähköpostista kuin sekavista verkkokansioista. Projektin edetessä muutokset ja ajankohtainen tieto ei saavuta kaikkia ja kapulan vaihtuessa eri osapuolet eivät ole täysin varmoja, mistä oikea tieto löytyy. Pahimmillaan tämä johtaa myöhästymisiin ja kalliisiin virheisiin, joita jälkikäteen selvitellään kumppanien ja oman tiimin kanssa.

Tämä on kuitenkin helppo ratkaista. Projektinhallintaohjelmisto mahdollistaa projektin tietojen hallinnan yhdessä paikassa ja vähentää turhaa sähköpostirumbaa. Oikea ja ajantasainen tieto tavoittaa eri osapuolet helposti ja tietojen etsimiseen käytetty aika vapautuu tärkeämpiin asioihin.

2. Vähennä muistamista ja tehosta tehtävien hallintaa

Pitkään alalla toiminut henkilö pystyy usein operoimaan rakennushankkeen läpivientiä pelkästään hyvällä muistilla, mutta kokenutkin ammattilainen saattaa helposti unohtaa yksittäisiä tehtäviä, joka helposti viivyttää muiden tekemistä. Erilaiset Excel-pohjaiset muistilistat ovat kelpo apuväline, mutta niistä puuttuu usein yhteistyötä helpottavat ominaisuudet sekä muun muassa muistutukset.

Rakennusalan projektinhallintaohjelmisto mahdollistaa läpinäkyvän ja tehokkaan tavan hallita tehtäviä ja aikatauluja sekä tehostaa yhteistyötä. Säästä aikaa välttämällä turhat varmistuspuhelut ja viestit. Näe nopeasti mitä kukakin tekee ja missä vaiheissa omat ja kollegoiden tehtävät menevät.

3. Tee yhteistyöstä ja kommunikoinnista läpinäkyvää

Läpinäkyvä kommunikaatio välttämätöntä onnistuneessa projektissa. Päätökset hukkuvat helposti postilaatikon uumeniin kiireessä tai yksittäinen henkilö jää puuttumaan viestiketjusta. Sen lisäksi henkilövaihdoksien kohdalla tärkeitä tietoja voidaan lopullisesti menettää.

Hyvässä rakenusalan projektinhallintaohjelmistossa yhteistyötä ja viestintää voidaan tehdä alustan sisällä. Jokainen projektin osapuoli voi jättää muistiinpanoja ja kirjoittaa viestejä koskien projektin muutoksia sekä tapahtumia. Samalla viestit on helppo löytää ja ne tulevat näkyviin kerralla kaikille projektin parissa työskenteleville tahoille. Ohjelmiston avulla voitte varmistaa, että tieto kulkee läpinäkyvästi ihmiseltä toiselle.

4. Vakioi parhaat toimintamallit

Projektinhallintaohjelmisto tarjoaa hyviä keinoja yhteisen pelikirjan rakentamiseen. Erilaisten tehtäväkirjastojen tai dokumenttipohjien avulla voitte varmistaa, että jokaisessa projektissa toimitaan hyväksi havaittujen mallien mukaisesti. Kun mallin operointiin löytyy vielä helppokäyttöinen ja moderni työkalu, niin projektin etenemistä on helppo seurata ja yhteistyö tehostuu, kun kaikilla on selvillä mitä seuraavaksi tehdään ja kuka on mistäkin vastuussa.

5. Pysy paremmin kärryillä ja raportoi reaaliaikaisesti

Excel on ketterä työkalu erilaisten projektilistausten tekemiseen, mutta kun mukana on useampia henkilöitä ja projektien määrä kasvaa alkaa ongelmia helposti syntymään. Tietojen ajantasaisuus kärsii ja sen ylläpitäminen vaatii paljon manuaalista työtä. Tämän lisäksi raportointi vie paljon aikaa ja tiedot ovat usein ehtineet jo vanhentua, kun raportti toimitetaan.

Kun projektinhallinta ja portfolionhallinta tehdään yhdessä paikassa ruokkivat ne toisiaan. Tieto päivittyy osana päivittäistä työtä ja näet reaaliaikaisesti missä eri projektit menevät.