Rakennushankkeiden eri palasten yhteenliittäminen, tehtävienhallinta ja aikataulun seuranta on lähes mahdotonta ilman kunnollista projektinhallintatyökalua.
Markkinoilla on tarjolla paljon eri tarkoituksiin soveltuvia projektinhallinnan työkaluja, mutta oikean työkalun löytäminen vie helposti aikaa. Listasimme omat vinkkimme alle.
Projektinhallintatyökalun tärkeimmät kriteerit
Listaa omat tarpeet ja kuvaa nykyiset toimintamallit
Ennen tarkempaa työkaluihin tutustumista on hyvä ymmärtää ensin omat ja yrityksenne tarpeet. Ensimmäisenä suosittelen listaamaan nykyiset toimintamallit ylös ja pohtimaan kaipaavatko ne päivitystä.
Tämän jälkeen voit pohtia millainen järjestelmä tukee haluttuja toimintamalleja vai lähdetkö rakentamaan omia toimintamalleja työkalun ehdoilla. Tässä tulee kuitenkin olla tarkka, ettei sido yrityksen toimintaa liikaa yhden työkalun ominaisuuksien ympärille.
Vertaile ominaisuuksia ja tutki integraatiot
Jokaisen työkalun keskiössä on aina sen ominaisuudet. Työkaluista löytyy useimmiten setti hyvin samanlaisia ominaisuuksia, joilla voit mm. hallita tehtäviä, seurata aikatauluja ja kommunikoida eri ihmisten kanssa.
Perusominaisuuksien lisäksi on hyvä tutkia mitä muita ominaisuuksia työkalusta löytyy ja onko niistä teille hyötyä. Selvitä myös integroituuko työkalu muihin teillä käytössä oleviin järjestelmiin. Usein näihin kysymyksiin saa helposti vastauksen yrityksen verkkosivuilta tai kokeilujakson aikana.
Huomioi alan erikoispiirteet
Markkinoilla on tarjolla lukuisia eri projektinhallintatyökaluja. Useimmat niistä eivät kuitenkaan ole suunniteltu rakennusalan tarpeisiin. Ole tarkkana, sillä usein yleistyökalu soveltuu huonosti alan prosessien mallintamiseen.
Tutustu työkalun toimittajaan
Mikäli ohjelmiston taustalla olevan yrityksen toiminta vaikuttaa epävarmalta tai kehitys on pysähtynyt, voi olla hyvä syy jatkaa työkalun etsintää.
Järjestelmän ja tuen kieli
Englanninkieliset työkalut ovat varmasti useimmille meistä tuttuja, mutta suomenkielinen käyttöliittymä voi helpottaa uuden työkalun omaksumista. Erityisesti ongelmatilanteissa käyttötuen kielellä on iso merkitys vaikka kommunikointi onnistuisikin englanniksi.
Jatkokehityssuunnitelmat
Tiedätkö mihin suuntaa työkalu on kehittymässä? Onko tarvitsemanne, mutta vielä puuttuvat ominaisuudet tulossa vai tarvitaanko siihen tulevaisuudessa täysin erillinen työkalu? Useimmat yritykset jakavat mieluusti suunnitelmia potentiaalisille ostajille, kunhan muistaa kysyä.
Hinta
Työkalun hinnoittelussa kannattaa tarkistaa perustuuko hinta käyttäjämäärään, tiettyihin ominaisuuksiin, liikevaihtoon vaiko kaikkiin näihin. Yhtä ainoaa mallia ei ole, mutta hintojen kanssa tulee olla tarkkana. Nopeasti katsottuna halvin vaihtoehto voi pitkällä tähtäimellä tulla kalliiksi.
Toivottavasti kirjoituksesta oli hyötyä. Onnea työkalun etsintään ja valintaa!
Kirjoittaja
Toni Martikainen
Toni haluaa auttaa rakennusalan yrityksiä hyötymään digitalisaation tuomista mahdollisuuksista. Hän on kiinnostunut ymmärtämään alan toimintaa ja sparrailee mieluusti alan teknologioista.