Näin onnistut uuden ohjelmiston käyttöönotossa rakennusalalla

Rakennusalan digitalisaatio etenee huimaa vauhtia, jonka johdosta uusia ohjelmistoja otetaan nyt käyttöön moniin eri käyttötarkoituksiin. Tarjolla on järjestelmiä taloushallintoon, toiminnanohjaukseen, työnohjaukseen, dokumentointiin, työturvallisuuteen ja tilaajavastuuraportointiin.

Ohjelmistojen käyttöönotto ei aina kuitenkaan ole kovin helppoa. Miten rakennusalan organisaatio voisi onnistua paremmin ohjelmiston käyttöönotossa? Tässä meidän vinkkimme uuden ohjelmiston käyttöönottoon.

1. Panosta ohjelmiston valintaan

Hyvin hoidettu käyttöönottoprosessi ei pelasta tilannetta mikäli itse ohjelmisto ei aidosti palvele sen käyttäjiä. Päätöstä ei kannata tehdä yksin, liian nopeasti tai ymmärtämättä todellista tarvetta. Kannattaa myös muistaa, että hyväkään ohjelmisto ei ratkaise organisaatiosta johtuvia haasteita ja akkuporakoneesta ei ole timanttiporaksi – eli tunnista mihin käyttötarkoitukseen ohjelmisto on tulossa käyttöön.

Yksi keino hahmottaa asiaa on esimerkiksi tunnistaa käyttäjäryhmittäin:

• Konkreettinen tarve tai haaste arjessa tai toiminnassa.
• Hyöty eli mitä saavutetaan, kun haaste on ratkaistu. Hyöty tulisi olla mitattava (euroa tai tuntia).
• Haitta eli mitä jää saamatta tai mikä ahdistaa, kun ongelma jää ennalleen. Tälle voi myös laskea arvon euroina tai tunteina.

Tästä syystä on oleellista osallistaa ohjelmiston tulevia käyttäjiä jo ostovaiheessa osaksi prosessia. Heidän arjestaan pitäisi tunnistaa konkreettisia haasteita ja kehityskohteita, joita toimintamallin muutoksella ja ohjelmistolla voidaan ratkaista. Ylhäältä annettu ohjelmisto on usein vaikea tai lähes mahdoton saada käyttöön ilman suurta vastarintaa.

2. Tunnista ja mallinna yrityksen ydinprosessit

Jo ennen ohjelmistojen vertailua tai hankintaa on hyvä kuvata ja mallintaa yrityksen nykyiset toimintamallit ja prosessit. Tämä työ ei mene hukkaan vaikka uudet ohjelmistot jäisivät hankkimatta, sillä toimintatapojen järkeistämisellä saadaan jo itsessään suuria hyötyjä aikaan.

Prosessien kuvaamisella saatte:

• Paremman ymmärryksen siitä miten yritys toimii ja mitä tehtäviä tai toimenpiteitä pitäisi missäkin prosessin vaiheessa tehdä.
• Apua ohjelmiston valintaan sekä käyttöönoton suunnitteluun.
• Tietoa mahdollisista päällekkäisyyksistä eri ohjelmistojen välillä.
• Ymmärrystä eri toimintamallien haasteista ja mahdollisista pullonkauloista.

Ohjelmiston hankinta ja pakottaminen käyttöön ei kuitenkaan saa olla itseisarvo, sillä joskus valmiiden ohjelmistojen kaikki toiminnallisuudet eivät vaan istu yrityksen tapaan toimia. Tällöin on ihan perusteltua pysyä perinteisessä excelissä ja ruutuvihkossa joidenkin toimintojen osalta. Toisaalta ydinprosessien mallintaminen on hyvä paikka miettiä asioita myös uusiksi ja voi olla että toimintatapojen istuttaminen uuden ohjelmiston mukaiseksi on järkevää ja tarjoaa toimintaa uutta tehoa.

3. Varmista johdon tuki ja sitoutuminen

Yhtenä ensimmäisistä käyttöönoton vaiheista on varmistaa niin johdon kuin käyttöönottoon osallistuvien tahojen sitoutuminen muutokseen. Ilman sitoutumista toimintamallin muutos usein pitkittyy ja pahimmillaan epäonnistuu. Käyttöönottoja koskevissa tutkimuksissa on todettu (mm.Somers & Nelson, 2001;Bernard & Tein, 2003), että ylemmän johdon sitoutumisella luodaan puitteet ja raamit koko käyttöönottoprosessiin ja etenkin pk-yrityksissä suurin osa tarvittavasta tiedosta ja tietämyksestä on ylimmän johdon käsissä.

Johdon näkökulmasta on keskeistä ymmärtää miksi ja mihin tarpeeseen uutta ohjelmistoa ollaan hankkimassa. Jos tarve ei ole selvä ja hankinta tehdään isolla pensselillä maalattujen visioiden pohjalta, niin käytännön toteutus on hyvin heikolla pohjalla. Tunnista eri käyttäjäryhmien (esim. johto, hankinta, hallinta, työmaa) nykyiset kipupisteet ja saavutettavat hyödyt. Esimerkiksi työmaalla toimivalle projektipäällikkölle on tärkeää arjen sujuvuuden varmistaminen, sekä helpottaminen ja järjestelmän helppokäyttöisyys. Sen sijaan johtoa kiinnostaa usein enemmän erilaiset raportit. Puhu siis hyödyistä aina kohderyhmän tarpeesta käsin.

4. Suunnittele käyttöönoton vaiheet, roolitus ja tavoitteet

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty ja hyvä suunnitelma onkin äärimmäisen tärkeää jokaisessa käyttöönotossa. Ennen ohjelmiston käyttöönottoa koko orkesterille on hyvä suunnitella pienellä porukalla tarkemmin miten käyttöönotto tullaan vetämään, miten vastuut jakautuvat ja millainen aikataulu sillä on. Tähän hyvä työkalu on esimerkiksi yksinkertainen RACI-kaavio, johon voidaan karkealla tasolla kuvata eri tehtävät.

Projektipäällikön tulisi jakaa vastuuta, jotta käyttöönotto ei kuormita pelkästään yhtä henkilöä liikaa. Sen lisäksi selkeä vaiheistus keventää käyttöönottoa. Muista myös asettaa eri vaiheille selkeät tavoitteet ja aikataulu.

Liiaksi ei voi korostaa huolellisen suunnittelun merkitystä onnistumiselle, sillä huolellinen ja johdonmukainen pohjatyö, sekä tavoitteiden selkeä dokumentointi mahdollistaa käyttöönotossa onnistumisen. Jos suunnittelussa oikaistaan, niin luvassa on turhaa ja päällekkäistä työtä sekä kipuilua käyttöönoton aloittamisen kanssa.

5. Valmistele ohjelmisto ja tarpeellinen aineisto

Uuden järjestelmän käyttöönotto on organisaatiolle hyvin iso muutos ja sitä voi helpottaa tarjoamalla loppukäyttäjille käyttöön valmiin ympäristön. Samalla johto ja pääkäyttäjät voivat ohjata yrityksen toimintaa haluttuun suuntaan. Täysin tyhjä ympäristö aiheuttaa usein hämmennystä ja aloittaminen tyhjältä pöydältä on hyvin raskasta. Tämä on myös onnistumisen kannalta riskialtista, koska mielipide luodaan ensimmäisen kirjautumiskerran yhteydessä ja sitä hetkeä ei saisi menettää.

Suosittelemme, että osana suunnitteluvaihetta ohjelmistoon tuodaan sisällöt mahdollisimman valmiina, jolloin käytön aloittaminen sujuvaa ja käyttäjät pystyvät paremmin hahmottamaan käyttötarkoituksen. Olipa kyse asiakasrekistereistä, tehtävälistoista tai keskeneräisistä projekteista, niin nämä on usein helpompi valmistella pienellä porukalla unohtamatta loppukäyttäjien osallistumista jollain tavoin. Ennen hankintapäätöstä tehty ydinprosessien mallintaminen on osa valmistelua ja jos siinä on oikaistu niin sama työ on nyt viimeistään edessä.

6. Muista kommunikoina riittävästi

Kommunikaatiota ei koskaan ole liikaa. Viesti ohjelmiston hyödyistä, käyttöönoton edistymisestä ja tulevista vaiheista. Viestinnän kannalta seuraavat asiat on hyvä muistaa:

• Viesti muutoksesta ajoissa – älä anna uutisen tulla puskaradion kautta, vaan kerro siitä ajoissa.
• Perustele muutos – kerro miksi järjestelmää ollaan oikesti ottamassa käyttöön, kyllä työntekijät järkisyyt ymmärtävät.
• Viesti henkilökunnan näkökulmasta – kuvaa miten muutos vaikuttaa työntekijöiden tekemiseen ja mitä hyötyjä tavoitellaan. Samalla on hyvä tunnistaa hyötyjä vastaavat kipukohdat / haitat, jotka poistuvat.
• Valitse sopivat viestintäkanavat – käytä sitä tapaa, joka teidän yritykselle sopii ja pyri positiiviseen fiilikseen.
• Viesti säännöllisesti – odottavan aika on pitkä ja lyhytkin info helpottaa odotusta ja vähentää käytäväkeskusteluja.

7. Tarjoa tukea ja koulutusta

Jokainen käyttäjä on yksilö ja osa meistä omaksuu uudet asiat nopeasti. Toisilla muutoksen käsittely ja sisäistäminen ottaa aikansa. Pyri huomioimaan kuitenkin jokainen käyttäjä yksilönä ja tarjoa tukea tarpeen mukaan sekä riittävästi. Koulutuksellisesti on hyvä tunnistaa:

• Kaikille ei kaikkea eli koulutetaan käyttäjän työtehtävän roolin kannalta oleelliset asiat.
• Elefantti syödään palasissa eli keskitytään ensiksi perusasioihin ja laajennetaan osaamista ajan myötä.
• Pääkäyttäjille on omat laajemmat koulutuksensa, jotta oman organisaation tukeminen sujuu luonnostaan.

Käyttöönotoissa yksi keskeisistä organisaatioon liittyvistä haasteista on työntekijöiden puutteellinen perehdyttäminen tai koulutus. Tästä seuraa usein ahdistusta tai turhautumista ja tämän jälkeen suunnan muutos vaatii moninkertaisen työmäärän yrityksen johdolta tai projektipäälliköltä. On myös hyvä muistaa, että kouluttamisessa ei ole kyse pelkästään järjestelmän käytön oppimisesta, vaan myös uusien roolien ja vastuiden omaksumisesta.

8. Varaa aikaa muutosjohtamiseen

Ohjelmiston käyttöönotto on aina muutosprosessi ja se vaatii muutosjohtamista. Pelkkä ohjelmiston ominaisuuksien opettelu ei tarjoa uuden toimintamallin omaksumista. Uuden toimintamallin opettelu voi viedä aikaa ja muutoksen johtamiseen tulee käyttää riittävästi resursseja. Hutiloitu johtaminen kostautuu myöhemmin ja saattaa vaatia käyttöönoton uudelleen tekemistä.

Arikoski ja Sallinen (2011) ovat kuvanneet kolme kysymystä, joiden avulla muutosvastarintaa voidaan hallinta. Näin muutoksesta saadaan käyttäjille ymmärrettävämpi, hallittavampi ja mielekkäämpi:

• Mistä muutoksessa on kyse? Kun keskustellaan muutoksen tavoitteesta, sisällöstä ja aikataulusta, niin muutoksesta tulee ymmärrettävämpi.
• Miten työntekijä voi vaikuttaa muutokseen? Kun keskustellaan muutoksen suunnittelusta, toteutuksesta ja työntekijöiden roolista, niin muutoksesta tulee hallittavampi.
• Mitkä ovat muutoksen vaikutukset? Kun keskustellaan muutoksen vaikutuksista työntekijän ja työn näkökulmasta, niin muutoksesta saadaan mielekkäämpi (Arikoski & Sallinen, 2011)

9 . Johda ja vaadi muutosta

Uuden ohjelmiston käyttöönotto on iso muutos organisaatiolle ja yksilölle. Usein käyttöönotossa on jokin aloituspalaveri tai kick-off, jonka yhteydessä käyttöönotto aloitetaan. Tätä seuraa suuri innostus ja tekemisen meininki. Riippuen käyttöönoton toteutuksesta innostusta saadaan pidettyä yllä ja käyttö saadaan osaksi arkea ja yrityksen toimintatapaa. Epäonnistuessaan innostus muuttuu peloksi tai jopa vihaksi ja pahimmillaan ohjelmiston käyttö keskeytyy ja käyttöönotto epäonnistuu.

Oleellista haastavassa muutostilanteessa on johtaa ja vaatia ohjelmiston käyttöä. Tämä tarkoittaa sitä, että johto seisoo päätöksen takana ja mahdollistaa, sekä vaatii ohjelmiston käyttöä. Ajan myötä käyttö tulee osaksi rutiinia ja arkea. Muutosta voi helpottaa huomioimalla muutaman asian:

• Ensimmäiset toimenpiteet: Ilman selkeitä toimenpiteitä tehdään asioita sattumanvaraisesti. Näin myös osoitetaan, että muutos ei jää powerpoint-esityksen tasolle. Tee kaikille selkeät konkreettiset tehtävät ja ohjeet, miten pitää toimia.
• Ankkurointi käytäntöön: Jotta uusista tavoista tulee käytäntö, niin ne tulee ankkuroida arkeen ja haikailu vanhaan pitää saada loppumaan. Käytön seuranta ja varmistaminen osaksi viikkopalaveria tai jotain muuta arjen rutiinia.
• Selkeä päätepiste: Ihmiset kaipaavat luonnostaan päätöstä prosesseille ja jos sellaista ei tule, niin ihmiset saattavat kokea asian oman työpanoksen mitätöintinä. Sovitaan joku päätepiste tai tavoite, jota voidaan yhdessä iloita. Sovitaan yhteinen päätöspalaveri, lounas tai joku muu tapahtuma, joka päättää “käyttöönoton”. Tämän jälkeen jatkuu arki.

10. Onnistuneen muutoksen elementit

Onnistunut ohjelmistoprojekti on monen asian summa ja käytännössä haasteita tulee aina vastaan. Kaikkea ei vaan voi ennakoida ja toisaalta tilanteilla on tapana elää, sekä muuttua. Parasta on suhtautua tilanteeseen joustavasti ja pitää tavoite kirkkaana mielessä, sekä laittaa asiat oikeisiin mittasuhteisiin.

Onnistumisen todennäköisyyteen voi onneksi omalla toiminnallaan vaikuttaa ja Valpola (2004) on tunnistanut viisi tekijää, jotka määrittelevät muutoksen onnistumisen.

Kaikki viisi elementtiä tarvitaan onnistuneeseen muutokseen ja yhden tekijän puuttuminen hankaloittaa muutoksen läpivientiä huomattavasti. Jos useampi puuttuu, niin ongelmia on varmasti luvassa. Erityisesti muutostarpeen määrittelyssä oikaiseminen kostautuu ennemmin tai myöhemmin.