Jokaisella menestyvällä rakennusalan yrityksellä on selkeä toimintamalli tai -malleja, jotka toimivat pohjana projekteilla. Osa toimintamalleista on hyvin dokumentoitu ja osa sen sijaan tulee suoraan muistista. Samaan aikaan alalla on myös hyvin yleistä, että toimintamallit ovat vahvasti riippuvaisia vetovastuussa olevasta projektipäällikköstä ja projektin muusta tiimistä. Tästä syystä ei ole kovin tavatonta, että projekteissa ilmenee ennakoimattomia riskejä ja ennustaminen on vaikeaa.
Yksi ratkaisu ongelmiin löytyy yrityksen yhteisestä pelikirjasta. Pelikirja on dokumentoitu kirjo hyväksi havaittuja toimintamalleja ja -tapoja. Se kokoaa tehtävät, asiakirjat ja laatuprosessit, joiden avulla voidaan taata onnistunut projekti.
Listasimme viisi syytä siihen, miksi jokaisen alan yrityksen kannattaa luoda yhteinen pelikirja projektinhallintaan.
Syy 1: Parempi yhteistyö
Pelikirja auttaa parantamaan yhteistyötä projektitiimin sisällä ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla projektin tavoitteista, prosesseista, tulevista tehtävistä ja määräajoista. Sen lisäksi pelikirja vähentää huomattavasti turhaa mikromanageerausta sekä ylimääräisiä tarkastusviestejä ja -puheluita.
Syy 2: Parempi läpinäkyvyys
Kun kaikilla on selkeä käsitys tulevista tehtävistä, projektitiimi pystyy tekemään tietoisempia ja johdonmukaisempia päätöksiä. Tämän avulla vältytään väärinkäsityksiltä ja varmistetaan, että jokainen projektitiimin jäsen tietää, mitä seuraavaksi tehdään ja kenen vastuulla eri asiat ovat.
Syy 3: Parempi tuottavuus
Pelikirja virtaviivaistaa prosesseja ja vakioi parhaat tavat toimia, mikä jo itsessään lisää tuottavuutta. Kun jokaiseen projektiin sovelletaan parhaita toimintamalleja, jo uransa alussa oleva tekijä voi toimia samalla laatutasolla kuin alalla pitkään toiminut ammattilainen. Yhtenäiset toimintamallit ja osaamisen parempi jalkauttaminen kaikille säästä aikaa ja resursseja sekä parantaa projektien kannattavuutta.
Syy 4: Johdonmukainen toimintamalli rakennusprojekteille
Pelikirja auttaa luomaan ja ylläpitämään johdonmukaista toimintamallia. Samalla minimoimaan mahdolliset riskit ja ylläpidetään korkeaa laatua. Päivittyvän pelikirjan avulla pystytään parantamaan toimintamalleja projektista toiseen, jolloin jokaisesta projektista saadut opit saadaan helposti käytäntöön.
Syy 5: Parempi suunnittelu ja ennustaminen
Mikäli toimintamallit ja -tavat vaihtelevat projektitiimin mukaan, ennusteet pysyvät epäselvinä ja laatu epäjohdonmukaisena. Yhteisellä toimintamallilla voidaan tehdä paremman tiedon pohjalta päätöksiä tulevaisuudessa. Samalla tunnistetaan mahdolliset haasteet etukäteen ja pystytään valmistautumaan niihin riittävän ajoissa.
Yhteenvetona voisin todeta, että pelikirjan luominen projektinhallintaa varten on arvokas työkalu kaikenkokoisille kiinteistö- ja rakennusalan yrityksille. Tarjoamalla selkeät toimintamallit ja parantamalla viestintää, päätöksentekoa ja ennustamista, yritys varmistaa, että jokainen projekti onnistuu.
PS. Jos sinulla on jo pelikirja, mutta tarvitset apua sen ajamiseen projekteissa, tutustu Builderheadiin. Builderhead on paras ohjelmisto kiinteistö- ja rakennusprojektien hankekehitykseen ja projektinhallintaan, joka yhdistää tiimit, työkalut ja vaiheet.
Kirjoittaja
Toni Martikainen
Toni haluaa auttaa rakennusalan yrityksiä hyötymään digitalisaation tuomista mahdollisuuksista. Hän on kiinnostunut ymmärtämään alan toimintaa ja sparrailee mieluusti alan teknologioista.
