Tiedätkö montako hankeaihiota teillä on putkessa, missä varmistuneet hankkeet menevät ja millaista liikevaihtoa niistä on syntymässä?
Kun liiketoimintasi kasvaa, hankkeiden hallinta tuo haasteita. Pelkkä Excel ei välttämättä tarjoa enää riittäviä työkaluja tehokkaaseen hankeportfolionhallintaan. Suuremmassa mittakaavassa huonosti hallittu portfolio heijastuu voimakkaasti henkilöstön tyytyväisyyteen, projektien onnistumiseen ja lopulta viivan alle.
Hyvän portfolionhallinnan avaintekijät
Mistä tunnistaa hyvin hallitun portfolion? Ensimmäisenä tulee huolehtia, että koko hankekanta löytyy yhdestä paikasta, ja kaikilla tarpeellisilla osapuolilla on siihen pääsy. Toinen tärkeä tekijä on ajantasalla olevat hanketiedot. Hankkeen tiedoista on projektin perustietojen lisäksi hyvä löytyä muun muassa sen vaihe, avainpäivämäärät, arvo, katemarginaali ja osapuolet.
Kun portfolionhallinnan perusta on saatu kuntoon, on hyvä saada se vielä tehokkaaseen käyttöön. Tämän takia on äärimmäisen tärkeää, että portfoliota voisi tarkastella eri näkymissä. Näkymiä voivat olla esimerkiksi perinteinen lista, kartta ja aikajana. Eri näkymien avulla saa nopeasti uutta tietoa portfolion tilanteesta ja resurssien sitoutumisesta.
Hyvä portfolionhallinta ei ainoastaan paranna tiedonvälitystä, vaan auttaa tunnistamaan mahdollisia riskejä ja välttämään epäonnisia rakennushankkeita. Pelkästään näillä kolmella vinkillä voi poistaa kasvun synnyttämiä portfolionhallintaan liittyviä kipukohtia.
Teknologia apuna hankkeiden hallinnassa
Teknologiasta saa parhaillaan hyvän lisäkäden portfolionhallintaan. Exceliä ja monia Kanban-työkaluja ei kuitenkaan ole suunniteltu juuri rakentamiseen, mikä saattaa avun sijasta lisätä turhaa työtä. Paras apu löytyy aidosti portfolionhallintaan suunnatuista työkaluista.
Huomioi työkalun valinnassa, että uusien projektien ja hanketietojen lisääminen sekä päivittäminen on helppoa ja kaikki osapuolet saadaan yhteiselle alustalle. Parhaillaan työkalussa saadaan myös yhdistettyä portfolion- ja projektinhallinta.
Voit tutustua suomalaisiin rakennusalan ohjelmistoihin täältä. Löydät työkalut myös rakennusalan portfolionhallintaan.
Kirjoittaja
Toni Martikainen
Toni haluaa auttaa rakennusalan yrityksiä hyötymään digitalisaation tuomista mahdollisuuksista. Hän on kiinnostunut ymmärtämään alan toimintaa ja sparrailee mieluusti alan teknologioista.